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关于2019年“浙江大学陆氏研究生教育国际交流基金”项目录取人员办理派出和财务手续的通知

2019年 10 月 25日 16:41
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请各位录取同学加入2019浙大校派QQ群以方便交流,群号:574129903,请以“姓名+派出国别+派出学校”自命名。

2019年“浙江大学陆氏研究生教育国际交流基金”项目被录取人员按以下流程办理派出手续。

一、领取并签署《资助留学协议书》

被录取人员出国前应按学校规定的程序和方式签署学院(系)、录取人员本人、担保人三方《资助留学协议书》,协议书一式三份,签字后一份交给研究生院,一份给国内担保人(为保证协议的签署和履行,担保人建议为录取人员的国内指导教师),一份自己留底。

录取人员1028-30日之前到研究生公派出国办公室(紫金港校区西区研究生教育综合楼812-1)领取协议书(协议书一式三份)。

二、办理因公出国手续及预借70%奖学金生活费

1. 查看计财处系统奖学金生活费经费是否到账:

经费卡号以“188310-171207701/001”开头。

2. 办理浙江大学研究生因公出国手续:

请各位同学仔细阅读并按照《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》办理出国手续。请登陆浙江大学全日制研究生管理信息系统,在因公出国(境)模块下填写因公出国(境)申请,上传邀请信扫描件。申请表“出访任务”一栏选择:陆氏研究生教育国际交流;“其他在外费用”一栏请选择:陆氏研究生教育国际交流基金资助,并填写授权的经费卡号;“国际旅费”一栏选择:陆氏研究生教育国际交流基金资助,并填写授权的经费卡号;“国内外资助单位及方式”一栏填写:2019浙江大学陆氏研究生教育国际交流基金项目,出国前预支70%。填写完整后导出打印申请表格。请导师签署意见并签字。按照教育基金会执行要求:出访时间必须在90天以上,才能按照长期对外交流的标准,请各位同学办理因公出国境手续时,注意将出访时间填写为大于90天(91天或以上)。

3.预约暂借款:

签证办好之后,录取人员到计财处网站预约暂借款,预支70%的生活费,打印预约借款单。

4.学院(系)办理出国境审批和预支70%生活费:

被录取人员请携带以下资料到学院(系)研究生科或研究生因公出国(境)相关事务负责人处办理出国审批及预借生活费手续。

1)护照原件及有效签证;

2)浙江大学研究生因公出国(境)申请表原件(一式二份);

3)三方签好字的协议书原件一份

4)邀请函复印件一份;

6)预约借款单。

学院(系)审核材料后:(1)在浙江大学研究生因公出国(境)申请表签字盖章并在系统中出国(境)申请处审核通过;(2收下申请表一份和协议书一份由学院(系)留档3年;(3)预约借款单“经费主管”需学院(系)研究生科负责人或研究生因公出国(境)相关事务负责人签字盖章,“经办人”需学生本人签字。

5. 前往计财处窗口:

按预约时间前往紫金港/玉泉/西溪校区办理暂借款,需附材料:

1)浙江大学因公出国或赴港澳台人员申请表复印件;

2)邀请函。

6. 温馨提示:

如果派出期限超出基本修业年限,请先在院系办理修业年限延长。根据学校规定,学生因公出国境状态下无法申请修业年限延长,如有需要请出国前办理好修业年限延长,请同学留出充裕时间以办理学位论文上传等毕业事项,一般为3个月,例如计划202012月毕业,应在20209月左右回国。

如办理签证需要,需要开具派遣证明/资助证明的,请根据《【派遣证明】转发外事处、本科生院、研究生院关于简化学生办理因公出国签证所需派遣证明手续的通知》前往学院(系)开具派遣证明。

三、预订机票。

签证通过后统一联系浙大接待中心票务(联系人:马建平,电话:0571-85119038/13819493079,紫金港校区对面剑桥公社B702),办理预定机票事宜。如因指定航班或拖延订票时间产生的额外的机票费用由学生本人承担。(若签证未通过,务请及时告知浙大接待中心票务,以便及时调整订票计划,也请同时通知学院(系)备案。)

四、派出要求

被录取人员应在20191230前派出。逾期未成行者、未经批准逾期未归、评估不合格或回国后逾期未办理回国报到手续者、未按要求完成培养环节者,本次项目资助资格将自动失效。

原则上不接受因各种非客观原因造成的延期派出、改派、提前回校等申请。在邀请单位、出访地、出访总天数不变的情况下,出访人实际出访时间异于通过的出访时间前后2周内的,可视作按期出访,无须申请国外状态变更。

五、回国报到及财务报销

1、获得资助的人员,其与获得资助有关的论文、研究项目或科研成果在成文、发表、公开时,应注明或说明“本研究/成果/论文得到陆氏研究生教育国际交流基金资助”。

2、入境两周内请根据《浙江大学研究生因公出国或赴港澳台申请手续办理流程》办理返校手续。

学生在研究生管理系统-因公出国境-回国资料填写并上传回国资料。请将(1护照个人信息页;2出入境记录(出入境中国大陆红色边检章或行程单或登机牌或公安局出入境记录);(3)浙江大学陆氏研究生教育国际交流基金资助项目回国报告书;(4)浙江大学资助研究生开展国际合作研究与交流项目留学调研报告;(52-3张在外交流工作照片等合并成一个pdf文件后作为附件上传到系统。

3、预约70%奖学金生活费冲销和30%奖学金生活费报销:

研究生管理系统中回国手续完成后,请电话联系公派出国办公室老师授权剩余30%经费,经费授权后,学生按照计财处预约报销流程办理报销手续,需在计财处网站网上预约30%奖学金生活费和国际旅费的报销,同时预约之前70%奖学金生活费的冲销,在因公出国(境)申请表经费来源“其他在外费用”和“国际旅费”处核对或填写经费卡号。

学生本人尽早持以下材料到学院(系)研究生科或研究生出国(境)手续相关老师处审核材料。

1护照原件及出入境记录;

2浙江大学研究生因公出国(境)申请表

3)浙江大学陆氏研究生教育国际交流基金资助项目回国报告书;

4)浙江大学资助研究生开展国际合作研究与交流项目留学调研报告;浙江大学研究生公派出国留学总结(模板请见附件)

5预约报销单;

6相关票据(要求提供机票行程单、登机牌、支付记录,在外住宿费发票或收据、与房东本人签订的租房协议、支付记录等)

学院(系)审核资料后:

1)在研究生管理系统-因公出国境-回国资料审核通过;如果过了注册时间,请学院(系)负责注册的老师发邮件到研究生管理处学籍办公室(wl@zju.edu.cn88981401)申请补办注册,请在邮件中注明学生的姓名、学号、申请补注册的原因。

2)在留学总结签字盖章,收下并将浙江大学陆氏研究生教育国际交流基金资助项目回国报告书浙江大学资助研究生开展国际合作研究与交流项目留学调研报告原件留档3年。

3)预约报销单“经费主管”需学院(系)研究生科负责人或研究生因公出国(境)相关事务负责人签字盖章,“经办人”需学生本人签字。3.按预约所在校区、预约时间前往各校区外汇窗口办理。报销所需材料:

1)预约单;

2)浙江大学因公出国或赴港澳台人员申请表复印件(出国报销使用的经费必须是出国申请表上审批的经费);

3)邀请函;

4)行程单、登机牌、机票的支付记录。如果乘坐非境内航空公司的航班,必须填写《乘坐非国内航空公司航班和改变中转地申请表》(学生用)加盖院章,表格见财务处网站-空表下载栏;

5)签证费、保险费发票背面需学院(系)盖章;

6)在外住宿费发票或收据,如果为租房,需提供①与房东本人签定的租房协议、②支付记录、③房东手写收据。如果支付房东为现金支付,需填写④现金支付情况说明书加盖院章,表格见财务处网站-空表下载栏;

7)个人支付的需要报销的每一笔消费的付款凭证(银行卡账单)。


研究生培养处

教育基金会

2019年1025



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